Príprava projektu

Príprava projektovej žiadosti zahŕňa posúdenie podmienok výzvy, spracovanie projektového zámeru, rozpočtu a povinných príloh, ako aj zabezpečenie interného schvaľovacieho procesu UNIZA. Oddelenie poskytuje pracoviskám univerzity konzultačnú a administratívnu podporu počas celého procesu prípravy a podania projektu.

Chcem podať projekt

Chcem podať projekt. Ako mám postupovať?

Kontaktujte projektové oddelenie hneď, ako nájdete vhodnú výzvu, najneskôr však 6 týždňov pred jej uzávierkou. Čím skôr sa ozvete, tým viac vám vieme pomôcť.

Pošlite projektovému oddeleniu odkaz na výzvu a krátky opis zámeru (téma, partneri, približný rozpočet).
Spoločne posúdime, či výzva zodpovedá vášmu zámeru a či UNIZA spĺňa podmienky.
Oznámte zámer vedúcemu pracoviska, zaevidujte ho do ISVV a získajte súhlasné stanovisko k príprave projektu.
Pripravte odbornú časť žiadosti; s administratívou a rozpočtom pomôže projektové oddelenie.
Kompletnú žiadosť odovzdajte na kontrolu projektovému oddeleniu do interného termínu; oddelenie zabezpečí podanie projektu.

Kde nájdem vhodnú výzvu a kto mi pomôže posúdiť, či je pre môj zámer vhodná?

Horizont Európa: výzvy sú zverejnené na portáli Funding & Tenders Portal v pracovných programoch jednotlivých klastrov.
Program Slovensko: výzvy a harmonogram plánovaných výziev sú na eurofondy.gov.sk a v systéme ITMS21+.
Prehľad výziev: projektové oddelenie tiež zverejňuje na svojom webe aktuálne a relevantné výzvy

Projektové oddelenie vám pomôže posúdiť, či UNIZA môže byť žiadateľom/partnerom, či téma zodpovedá výzve, aké sú podmienky financovania a či je termín podania reálny.

Ako nájdem partnerov do medzinárodného konzorcia?

Väčšina kolaboratívnych projektov Horizont Európa vyžaduje aspoň troch nezávislých partnerov z troch rôznych krajín, z toho aspoň jedného z členského štátu EÚ. Partnerov môžete hľadať:

cez vlastné vedecké kontakty a spoluautorov,
vo vyhľadávači partnerov na Funding & Tenders Portal,
cez národné kontaktné body pre Horizont Európa pri CVTI SR, ktoré organizujú aj partnerské podujatia,
na informačných dňoch a sieťových podujatiach Európskej komisie.

Ak vás osloví koordinátor ako partnera, informujte projektové oddelenie skôr, ako mu pošlete údaje o UNIZA.

Príprava projektovej žiadosti

Aké dokumenty a registrácie potrebujem na podanie projektu?

Presný zoznam vždy určuje výzva. Najčastejšie budete potrebovať:

Horizont Európa: identifikačné číslo PIC (poskytne projektové oddelenie), opisnú časť projektu (Part B) a administratívne formuláre vrátane rozpočtu (Part A). UNIZA musí mať plán rodovej rovnosti (Gender Equality Plan), ktorý je zverejnený tu: Plán rodovej rovnosti UNIZA
Program Slovensko: formulár žiadosti o nenávratný finančný príspevok (NFP), opis projektu, rozpočet s odôvodnením výdavkov a prílohy podľa výzvy, napr. životopisy alebo podklady k cenám plánovaných nákupov.
Interné dokumenty UNIZA: predovšetkým schválený návrh projektu.

S čím mi pomôže projektové oddelenie a kto skontroluje žiadosť pred odoslaním?

Projektové oddelenie pomáha s administratívnou časťou: formulármi, údajmi o UNIZA, rozpočtom, povinnými prílohami a vyhláseniami. Odbornú časť (ciele, metodiku, očakávané výsledky) pripravuje riešiteľ. Pred odoslaním projektové oddelenie skontroluje úplnosť žiadosti, súlad s podmienkami výzvy a rozpočet.

Kto podpisuje a elektronicky odosiela žiadosť?

Horizont Európa: návrh odosiela koordinátor cez Funding & Tenders Portal a pri odoslaní potvrdzuje vyhlásenia za všetkých partnerov. Podpis štatutárneho zástupcu sa pri podaní nevyžaduje, podpisuje sa až grantová zmluva. Ak je UNIZA koordinátorom, návrh odošle riešiteľ alebo projektové oddelenie po internej kontrole.
Program Slovensko: žiadosť sa podáva elektronicky v ITMS21+ a podpisuje ju štatutárny orgán UNIZA alebo ním splnomocnená osoba na úkony spojené s konaním o žiadosti o NFP. Podpis aj odoslanie zabezpečí projektové oddelenie, preto je dôležité dodržať interný termín. Zvyčajne sa ŽoNFP zároveň s podaním cez ITMS21+ odosiela aj v elektronickej podobe prostredníctvom elektronickej schránky poskytovateľa zriadenej v rámci Ústredného portálu verejnej správy podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom. Podpis a odoslanie cez ÚPVS rovnako zabezpečí projektové oddelenie.

Musí projekt pred podaním schváliť fakulta alebo univerzita? Môžem ho podať aj sám?

Áno. Riešiteľ musí zadať projektový návrh do ISVV a projektovú žiadosť musí schváliť aj vedenie UNIZA prostredníctvom príslušného prorektora. Žiadateľom je vždy UNIZA, nie riešiteľ, a UNIZA za projekt zodpovedá právne aj finančne. Projekt preto nemôžete podať sám ani bez vedomia projektového oddelenia. Platí to aj vtedy, keď je UNIZA v projekte len partnerom.

Čo je interný termín a prečo je skorší ako termín výzvy?

Interný termín je deň, dokedy musíte odovzdať projektovému oddeleniu kompletnú žiadosť. Je stanovený na 5 pracovných dní pred uzávierkou výzvy. Tento čas je potrebný na kontrolu náležitostí a rozpočtu, opravy, podpis štatutárneho zástupcu a bezpečné odoslanie. Žiadosť odovzdanú po internom termíne UNIZA nemusí stihnúť skontrolovať ani podať.

V prípade zapojenia projektového oddelenia do prípravy žiadosti o NFP, príloh a iných potrebných dokladov v zmysle danej výzvy, platí termín najneskôr 6 týždňov pred uzávierkou výzvy.

Rozpočet projektu

Kto mi pomôže pripraviť rozpočet projektu?

Rozpočet pripravuje riešiteľ spolu s projektovým oddelením a podľa potreby ekonomickým oddelením. Riešiteľ určí, čo projekt potrebuje v zmysle oprávnenosti výdavkov (najmä v oblasti personálneho zabezpečenia, cestovných nákladov, materiálneho vybavenia a prístrojovej techniky). Projektové oddelenie pomôže výdavky správne zaradiť a pomôcť s nacenením podľa pravidiel výzvy a interných sadzieb UNIZA.

Aké náklady môžem do projektu zahrnúť?

Oprávnené sú náklady, ktoré sú pre projekt nevyhnutné, vzniknú počas jeho trvania, sú uvedené v schválenom rozpočte a sú v súlade so zoznamom oprávnených výdavkov pre konkrétnu výzvu. Najčastejšie ide o:

personálne náklady (mzdy a odvody členov tímu),
cestovné náklady (pracovné cesty, konferencie, stretnutia konzorcia),
prístroje, zariadenia a softvér,
spotrebný materiál a služby (napr. analýzy, poplatky za publikovanie),
nepriame (režijné) náklady.

Neoprávnené sú napríklad náklady bez súvisu s projektom, úroky, pokuty alebo náklady už financované z iného zdroja.

Môžem z projektu financovať mzdy? Ako sa určuje personálny náklad?

Áno. Z projektu môžete financovať mzdy súčasných aj novoprijatých zamestnancov vrátane odvodov, v rozsahu ich práce na projekte.

Horizont Európa: personálny náklad = denná sadzba × počet dní odpracovaných na projekte. Denná sadzba sa vypočíta ako ročné personálne náklady zamestnanca vydelené číslom 215.
Program Slovensko: pravidlá určuje výzva, často formou maximálnych hodinových sadzieb alebo štandardných stupníc jednotkových nákladov podľa typu pozície.

Pracovný čas na všetkých projektoch spolu s bežnou prácou nesmie prekročiť fond pracovného času. Úväzok a zmluvné riešenie (dodatok, dohoda) konzultujte s personálnym a projektovým oddelením.

Môžem z projektu kúpiť prístroj alebo vybavenie?

Áno, ak je prístroj pre projekt nevyhnutný, je uvedený v rozpočte a v zozname oprávnených výdavkov pre danú výzvu.

Horizont Európa: spravidla sú oprávnené len odpisy prístroja za obdobie, keď sa v projekte používa, v pomere k jeho využitiu pre projekt. Celú obstarávaciu cenu možno uplatniť, len ak to výzva výslovne povoľuje.
Program Slovensko: prístroje možno zvyčajne financovať v plnej výške ako kapitálový výdavok, ak to výzva umožňuje.

Pri každom nákupe treba dodržať pravidlá verejného obstarávania a riadiť sa Príručkou k procesu a kontrole verejného obstarávania pre Program Slovensko a Smernicou 276/2026 Postupy pri verejnom obstarávaní v podmienkach UNIZA.

Čo sú nepriame (režijné) náklady?

Nepriame náklady sú výdavky, ktoré súvisia s projektom, no nedajú sa mu priamo priradiť, napr. energie, priestory, IT, náklady na riadenie projektu, resp. náklady obslužných oddelení. Nevykazujú sa dokladmi, ale paušálnou sadzbou:

Horizont Európa: 25 % z oprávnených priamych nákladov (bez subdodávok a finančnej podpory tretím stranám).
Program Slovensko: sadzbou podľa výzvy, najčastejšie 7 % z priamych výdavkov alebo 15 %, resp. 40 % z priamych personálnych výdavkov.

Ako sa režijné prostriedky budú deliť medzi pracovisko a UNIZA, upraví príslušná smernica k danej výzve.

Vyžaduje projekt spolufinancovanie univerzity a kto ho schvaľuje?

Horizont Európa: väčšinu projektov financuje EÚ univerzitám na 100 % oprávnených nákladov, spolufinancovanie sa preto zvyčajne nevyžaduje. Presnú výšku však uvádza konkrétna výzva. UNIZA však znáša prípadné neoprávnené náklady.
Program Slovensko: viaceré projekty sú tiež financované na 100 % oprávnených nákladov, v niektorých prípadoch UNIZA prispieva vlastnými zdrojmi, napr. 5 % oprávnených výdavkov. Presnú výšku uvádza výzva.

Schválenie spolufinancovania je súčasťou procesu interného schválenia projektovej žiadosti ešte pred jej podaním, preto o ňom informujte projektové oddelenie včas.

Je DPH oprávneným výdavkom?

DPH je oprávneným výdavkom len vtedy, ak si ju UNIZA nemôže odčítať (neodpočítateľná DPH). Platí to v Horizont Európa aj v Programe Slovensko.