Realizácia projektu
Po schválení a zazmluvnení projektu nasleduje jeho realizácia v súlade s podmienkami poskytovateľa a internými pravidlami UNIZA. Oddelenie poskytuje metodickú a administratívnu podporu pri implementácii projektov, najmä pri monitorovaní, finančnom riadení, zmenových konaniach, kontrolách a súvisiacich administratívnych procesoch.
Po hodnotení projektu
Projekt bol schválený. Čo mám urobiť ako prvé?
- Hneď informujte projektové oddelenie a pošlite mu oznámenie o výsledku. Platí to aj vtedy, keď poskytovateľ poslal výsledok len vám.
- Projektové oddelenie spolu s riešiteľom pripraví podklady k zmluve a zabezpečí jej podpis štatutárnym zástupcom.
- Horizont Európa: grantovú zmluvu podpisuje elektronicky na portáli oprávnená osoba UNIZA. Ak je UNIZA partnerom, pristupuje k zmluve podpisom prístupového formulára (Accession Form). Ešte pred podpisom zmluvy sa spravidla uzatvára konzorciálna zmluva, ktorú posudzuje právne oddelenie.
- Program Slovensko: zmluvu o NFP podpisuje štatutárny orgán UNIZA. V prípade partnerských projektov sa pred podpisom zmluvy uzatvára Zmluva o partnerstve, ktorú posudzuje právne oddelenie. Zmluva o NFP nadobúda účinnosť deň po zverejnení v Centrálnom registri zmlúv.
Odkedy môžem čerpať finančné prostriedky projektu?
- Horizont Európa: náklady sú oprávnené od dátumu začiatku projektu uvedeného v zmluve. Zálohovú platbu (predfinancovanie) posiela Komisia koordinátorovi spravidla do 30 dní od účinnosti zmluvy a koordinátor ju rozdelí partnerom.
- Program Slovensko: oprávnené obdobie výdavkov určuje výzva a zmluva. Prostriedky sa čerpajú cez žiadosti o platbu (predfinancovanie, zálohová platba, refundácia alebo ich kombinácia), preto výdavky niekedy dočasne kryje UNIZA.
Kto zodpovedá za finančné riadenie projektu?
Za vecnú realizáciu projektu a za to, že výdavky súvisia s projektom, zodpovedá riešiteľ (vedúci projektu). Schvaľuje výdavky v rámci schváleného rozpočtu a priebežne sleduje čerpanie. Účtovanie, finančné výkazy a kontrolu dokladov zabezpečuje projektové oddelenie a ekonomické oddelenie.
Projekt nebol schválený. Čo ďalej?
Neúspech je bežný a aj kvalitné projekty často uspejú až na druhý pokus.
- Pozorne si prečítajte hodnotiacu správu (v Horizont Európa Evaluation Summary Report). Ukáže silné a slabé stránky projektu.
- Ak máte podozrenie na procesnú chybu v hodnotení, môžete podať opravný prostriedok. Lehoty sú krátke: v Horizont Európa 30 dní, v Programe Slovensko podľa poučenia v oznámení.
- S projektovým oddelením zvážte prepracovanie projektu a podanie v ďalšej alebo inej výzve.
Realizácia projektu
Môžem počas realizácie meniť rozpočet alebo presúvať prostriedky medzi položkami?
Áno, v určitých medziach. Každú zmenu najprv konzultujte s projektovým oddelením.
- Horizont Európa: presuny medzi kategóriami nákladov aj medzi partnermi sú možné bez dodatku k zmluve, ak sa tým podstatne nemení opis projektu. Pri projektoch s paušálnou sumou a pri niektorých zmenách (napr. nová subdodávka) je potrebný dodatok alebo súhlas.
- Program Slovensko: menšie zmeny rozpočtu sa spravidla len oznamujú poskytovateľovi. Väčšie zmeny musí schváliť poskytovateľ, prípadne si vyžadujú dodatok k zmluve na základe žiadosti o zmenu zmluvy.
Čo ak sa projekt oneskorí? Dá sa predĺžiť?
Oneskorenie oznámte projektovému oddeleniu hneď, ako o ňom viete, a spolu nájdeme riešenie, napr. úpravu harmonogramu. Predĺženie projektu je možné, ak ho riadne zdôvodníte a poskytovateľ ho schváli. Žiadosť treba podať pred koncom projektu, v Horizont Európa ako žiadosť o dodatok cez portál. V Programe Slovensko nemôže presiahnuť koniec oprávneného obdobia programu.
Ako postupovať pri zmene riešiteľa, člena tímu alebo partnera?
Každú zmenu najskôr prerokujte s projektovým oddelením.
- Člen tímu: výmena je zvyčajne možná, ak má nový člen porovnateľnú kvalifikáciu. Ak je osoba menovite uvedená v zmluve alebo jej prílohách, treba zmenu oznámiť poskytovateľovi alebo získať jeho súhlas.
- Partner: pristúpenie, odstúpenie alebo výmena partnera si vždy vyžaduje dodatok k zmluve, v Horizont Európa aj úpravu konzorciálnej zmluvy, v Programe Slovensko úpravu Zmluvy o partnerstve.
Ako sa vykazuje odpracovaný čas a kedy treba viesť timesheety?
Čas odpracovaný na projekte musí byť preukázateľný, preto ho evidujte priebežne, spravidla mesačne, aj keď daná výzva nestanovuje povinnosť ich mesačne predkladať.
- Horizont Európa: osoby, ktoré pracujú na projekte len časť úväzku, vedú timesheety (v dňoch alebo hodinách). Pri osobách pracujúcich výlučne na projekte stačí podpísané vyhlásenie. Pri projektoch s paušálnou sumou sa čas na vyúčtovanie nevykazuje, odporúčame ho však evidovať interne.
- Program Slovensko: pracovný výkaz, resp. realizované činnosti sa vedú mesačne za každú osobu, ktorej mzda sa hradí z projektu. Konkrétne podmienky ustanovuje príslušná výzva a záležia aj od toho či zamestnanec pracuje výhradne na projekte alebo nie.
Aké pravidlá platia pre pracovné cesty hradené z projektu?
Cesta musí súvisieť s projektom a byť v súlade s rozpočtom. Riadi sa zákonom č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách a internými smernicami UNIZA. V cestovnom príkaze uveďte číslo projektu, z ktorého je realizovaná. Uchovajte doklady o účele cesty, napr. pozvánku, program, prezenčnú listinu alebo správu z cesty, v ktorej musí byť uvedená previazanosť na projekt.
Ako postupovať pri nákupe tovaru alebo služby z projektu?
UNIZA je verejný obstarávateľ, preto každý nákup z projektu podlieha zákonu č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní, resp. príslušným príručkám v rámci výzvy a interným smerniciam.
- Nákup naplánujte včas, obstarávanie môže trvať týždne až mesiace.
- Požiadavku podajte cez Oddelenie verejného obstarávania.
- Tovar alebo službu objednajte až po ukončení obstarávania.
Ako a kedy sa podávajú správy a žiadosti o platbu?
- Horizont Európa: koordinátor podáva cez portál periodickú správu do 60 dní po skončení každého obdobia vykazovania. Má technickú časť (pokrok, výstupy) a finančnú časť (výkaz nákladov každého partnera). Ak požadovaný príspevok partnera dosiahne stanovenú hranicu, k záverečnému výkazu treba osvedčenie audítora.
- Program Slovensko: v ITMS21+ sa podávajú žiadosti o platbu a monitorovacie správy s údajmi o merateľných ukazovateľoch, v termínoch podľa zmluvy. Pri niektorých projektoch nasledujú aj správy počas obdobia udržateľnosti.
Aké povinnosti mám pri publicite a zverejňovaní výsledkov?
- Označenie podpory: na publikáciách, posteroch, prezentáciách, weboch a zakúpenom vybavení uveďte znak EÚ a vetu „Financované Európskou úniou“ (Horizont Európa) alebo „Spolufinancované Európskou úniou“ (Program Slovensko) s číslom projektu.
- Program Slovensko: na mieste realizácie umiestnite plagát aspoň vo formáte A3 alebo elektronický displej, pri väčších investíciách trvalú tabuľu. Projekt krátko opíšte aj na webe UNIZA. Každý program, resp. výzva má svoj manuál pre informovanie a komunikáciu.
- Horizont Európa – otvorený prístup: recenzované publikácie musia byť voľne dostupné v dôveryhodnom repozitári najneskôr v deň publikovania. S dátami narábajte podľa plánu správy dát (Data Management Plan).
Aké dokumenty musím uchovávať a ako dlho?
Uchovávajte všetko, čo preukazuje realizáciu projektu a oprávnenosť výdavkov: zmluvu a dodatky, korešpondenciu s poskytovateľom, účtovné doklady, timesheety, dokumentáciu z obstarávania, cestovné príkazy, výstupy projektu a doklady o publicite.
- Horizont Európa: 5 rokov po záverečnej platbe.
- Program Slovensko: podľa zmluvy o NFP, najmenej 5 rokov od 31. decembra roka, v ktorom bola zaslaná posledná platba.